Kesäkauden 2017 SM-finaalit pelataan 23.9.2017 Brahen kentällä, Helsingissä. Finaalitapahtumassa pelataan kaikki aikuisten ja U20-sarjan SM-mitalipelit.
Liitto hakee nyt SM-finaalitapahtumalle järjestäjää vastaamaan ulkokauden yhdestä jännittävimmästä tapahtumapäivästä. Järjestäjän pääasiallisena vastuuna on tapahtuman sujuva läpivienti, mikä sisältää otteluiden toimitsemiset, kuuluttamiset sekä muut käytännön järjestelyt. Liitto avustaa ja ohjeistaa järjestävää tahoa tarvittaessa. Lisäksi järjestävälle seuralle/taholle maksetaan korvaus tapahtuman järjestämisestä. Korvauksen suuruus neuvotellaan yhdessä liiton ja seuran välillä. Korvaus on 300-700 euron välillä, riippuen seuran omasta aktiivisuudesta.
Tässä listaus järjestävän seuran sekä liiton vastuista ennen tapahtumaa sekä tapahtumapäivänä:
Järjestävän seuran vastuut ennen tapahtumaa
– Facebook-tapahtuman luominen sekä sen päivittäminen ennen tapahtumaa ja sen aikana
– Tapahtuman markkinointi omilla kanavilla sekä yhteistyössä liiton kanssa
– Päivän vapaaehtoisten rekrytointi (selostaja, toimitsijat, palkintojen jakajat)
– Paikallisen median tiedottaminen
– Palkintojen jaon suunnittelu
– Jatkobileet -> paikan varaus ja siihen liittyvät järjestelyt (plus alaikäisille vaihtoehtoista ohjelmaa)
– Turnausrinkan noutaminen ja toimittaminen kentälle finaalitapahtumaa edeltävänä päivänä (sekä samalla kenttien kunnon tsekkaus).
– Mahdollinen lisäohjelma / väliaikaohjelma (ei pakollinen, mutta erittäin suositeltava)
– Mahdollinen kioski, arpajaiset ja kiekkomyynti (seuran omaa varainkeruuta)
Järjestävän seuran vastuut tapahtumapäivänä
– Kentän valmistelu (kartiot, kenttärajat jne.)
– Toimitseminen (2 hlö per peli -> livescore tietokoneella suoraan pelikoneeseen)
– Selostukset koko päivän ajan
– Palkintojen jako tapahtuman päätteeksi (mukana mahdollisesti joku liiton jäsen)
– Juoksevat asiat päivän aikana (mm. avustaminen mahdollisissa dopingtesteissä yms.)
–Teltan ja tulosten hoitaminen/koordinointi
Liiton vastuualueet ennen finaalitapahtumaa
– Mitalien tilaus ja toimitus turnausrinkan mukana kentälle
– Kiertopalkinnot ja niiden kaiverrukset
– Kenttävarauksen koordinointi (yhdessä järjestäjäseuran kanssa)
– Tiedotus tapahtumasta ultimate.fi:ssä
– Liiton kutsuvieraslistan laatiminen
– Rinkan pakkaus
–Järjestävän seuran ohjeistus
–Huolehtii ADT:lle riittävät tilat
Vastuista ja tehtävistä voi myös neuvotella yhdessä liiton kanssa. Sen pohjalta määritellään seuralle maksettava korvaus.
Vapaamuotoiset hakemukset tulee toimittaa liiton toimistolle osoitteeseen info(a)liitokiekkoliitto.fi sunnuntaihain 30.7.2017 mennessä. Liiton hallitus tekee tämän jälkeen päätöksen, kenelle hakijoista järjestämisvastuu myönnetään.
Hakemuksessa olisi hyvä tulla esille ainakin seuraavat kohdat:
– Järjestävä seura/joukkue
– Yhteyshenkilön tiedot (nimi, sposti ja puhelinnumero)
– Oletteko aiemmin järjestäneet ultimateturnausta?
– Kuvaus kentästä ja/tai eri vaihtoehdoista (sijainti, hinta, koko, kunto, katsomo ja sen koko?)
– Onko suunnitelmissa kerätä pääsylipputuloja?
– Lyhyet perustelut, miksi juuri teidän seuran tulisi saada järjestää hallikauden finaalitapahtuma?
Lisätietoja liiton toimistolta info(a)liitokiekkoliitto.fi.
