Finaalitapahtuman järjestämisvastuu
Tulevan hallikauden finaalit järjestetään 14.3.2020. Liitto etsii nyt tapahtumalle järjestäjää.
Tässä listaus järjestävän seuran/joukkueen sekä liiton vastuista ennen tapahtumaa sekä tapahtumapäivänä:
Järjestävän seuran/joukkueen vastuut ennen tapahtumaa
- Kentän varaaminen (n. 6 h) ja sen koordinointi hallimestarin kanssa (Hallikauden finaaliin liitolla varaus Pasilasta, mutta järjestävän tahon tulee hoitaa yhteydenpito halliin.)
- Hallin tekniikan tarkistaminen (äänentoisto, tulostaulu jne.)
- Facebook-tapahtuman luominen (viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa)
- Facebook-tapahtuman päivitys ennen tapahtumaa (esim. joukkueiden esittelyt, tapahtumapäivän infoaminen jne.)
- Tapahtuman markkinointi omilla kanavilla ja yhteistyössä liiton kanssa
- Päivän vapaaehtoisten rekrytointi (selostaja / toimitsijat / lipunmyyjät)
- Paikallisen median tiedottaminen
- Mahdollinen lisäohjelma / väliaikaohjelma
- Palkintojen jaon suunnittelu
- Jatkobileet -> paikan varaus ja siihen liittyvät järjestelyt (viimeistään noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa selvillä)
- Mahdollinen kioski, arpajaiset ja kiekkomyynti (seuran/järjestäjän omaa varinkeruuta)
- Streamin koordinointi
- Turnaustavaroiden haku liiton toimistolta (liitto pakkaa valmiiksi)
Järjestävän seuran/joukkueen vastuut tapahtumapäivänä
- Kentän valmistelu (kartiot, teipit jne.)
- Lipunmyynti viimeisen pelin alkuun saakka
- Toimitseminen (2 hlö per peli -> livescore tietokoneella suoraan pelikoneeseen)
- Aktiivinen selostus koko päivän ajan
- Musiikin soittaminen
- Facebook-tapahtuman päivitys
- Palkintojen jako tapahtuman päätteeksi (mukana mahdollisesti joku liiton jäsen)
- MVP-pelaajien valinta (suositellaan vähintään kolmen hengen valintaraatia)
Järjestävän seuran/joukkueen vastuut tapahtuman päätyttyä
- Tavaroiden ja isoimpien roskien kerääminen
- Turnaustavaroiden palautus liiton toimistoon parin viikon sisällä
Liiton vastuualueet ennen finaalitapahtumaa
- Finaalipäivän aikataulun vahvistaminen (viimeisen osaturnauksen jälkeen 26.2. mennessä)
- Mitalien tilaus
- Kiertopalkinnot ja niiden kaiverrukset
- Käsiohjelmien painatus (mikäli seura/joukkue nämä haluavat, ensisijaisesti sähköinen käsiohjelma)
- Pelaajarosterien selvittäminen
- Tiedotus tapahtumasta ultimate.fi:ssä
- Liiton kutsuvieraslistan laatiminen
- Rinkan pakkaus ja hoitaminen pelipaikalle (sis. toimitsijatavarat, pääsyliput, bilerannekkeet, palkinnot, ultimate.fi mainos)
- Valokuvaajan hankkiminen päivän ajaksi
Finaalitapahtuman korvaus on 500 €+mahdolliset lipputuotot, jos tuotot ylittävät hallivuokran menot. Mikäli jokin sovituista asioista ei toteudu, vähennetään palkkiota liiton harkinnan mukaan.
Hakemukset tulee toimittaa osoitteeseen hallitus@liitokiekkoliitto.fi. Hakemusten DEADLINE on keskiviikkona 30.10.2019. Liitolla on mahdollinen opiskelijaharjoittelija tehtävään, mikäli yksikään seura/joukkue ei halua finaalia järjestettäväksi, joten siksi aikataulu on kiireellinen. Seura/joukkue voi jättää hakemuksen, vaikka kenttävarausta ei olisi vielä vahvistettu.
Hakemuksessa olisi hyvä tulla esille ainakin seuraavat kohdat:
- Järjestävä seura/joukkue
- Yhteyshenkilön tiedot (nimi, s.posti ja puhelinnumero)
- Lyhyet perustelut, miksi juuri teidän seuranne tulisi saada järjestää hallikauden finaalitapahtuma?
Lisätietoja saa liiton toimistolta info@liitokiekkoliitto.fi