Järjestäjähaku on auki 13.3. asti ja tapahtuu tämä lomakkeen kautta Tämän jälkeen hakua jatketaan tarvittaessa niiden tapahtumien osalta, joihin ei saatu sopivaa järjestäjää tai turnaukset päätetään olla järjestämättä. Linkki artikkeliin kesän tapahtumista löytyy tästä. Tapahtumat löytyvät myös liiton tapahtumakalenterista.
TURNAUSJÄRJESTÄMISEN KORVAUKSET:
SM-tourit (myös juniorit) ja mixed-SM
- Toimitsijakorvaus 15 €/peli
- Järjestäjäkorvaus 200 €/turnaus (vkl) tai 130 €/yhden päivän turnaus
- Yhteensä siis pelien määrä*15 €+200 € tai 130 €
Beach mixed-SM+HBU
- SM-sarjan osalta toimitsijakorvaus 15 €/peli (SM-sarja voidaan myös toteuttaa kevyemmällä toimitsijamallilla, jolloin toimitsijat järjestäjän puolesta päivän ensimmäisiin ja viimeisiin peleihin, muut pelit kotijoukkueen vastuulla. Tällöin ei tietenkään makseta järjestäjälle toimitsijakorvausta näistä peleistä).
- Järjestäjäkorvaus 500 € (sisältää kummankin sarjan toteutuksen)
- Yhteensä siis 500 €+SM-sarjan pelien määrä*15 €
- Jos kevyempi versio SM-sarjasta, niin silloin 500 €+ päivän ensimmäisten ja viimeisten otteluiden toimitsijakorvaus
HiCup
- Järjestäjäkorvaus 300 €
- Päivän ensimmäisen ja viimeisen ottelun toimitseminen järjestäjän vastuulla, muissa peleissä pelaavien joukkueiden
- Peleistä ei tarvitse pitää virallista pöytäkirjaa, vaan pisteiden kirjaaminen riittää
- HUOM! Peliformaatin ja aikataulun laatiminen järjestäjän vastuulla
SM-finaalit
- Järjestäjäkorvaus 500 €
- Mahdollinen lisäkorvaus striimistä sovitaan erikseen
Liitto korvaa kaikkien yllämainittujen turnausten kenttäkulut järjestävälle seuralle.
Beach-SM avoin/naiset ja masters-SM
- HUOM! Beach-SM avoin ja naiset sekä Masters-SM toteutuu vain, jos järjestävä taho turnaukselle löytyy
- Ei erillistä järjestäjäkorvausta
- Järjestäjä vastaa itse turnauksen organisoimisesta ja rahaliikenteestä
- HUOM! Alla olevat seuran/joukkueen vastuualueet eivät koske näitä turnauksia vaan liitto käytännössä vaan myöntää järjestämisvastuun, minkä jälkeen järjestäjä on vastuussa toteutuksesta kaikilta osin pl. Pelikoneen päivitys.
JÄRJESTÄVÄN SEURAN / JOUKKUEEN VASTUUALUEET:
- Turnausvastaavan nimeäminen (yhteyshenkilö liiton suuntaan)
- Kentän varaaminen (myös turhien tuntien peruminen) ja lisäpalveluiden koordinointi kenttämestarin/liikuntatoimen kanssa (mm. kenttäviivojen maalaaminen, pukuhuoneiden aukiolo ja striimausolosuhteet SM-turnaksiin)
- Mikäli kenttä on liiton varaama, turnausjärjestäjän vastuulla on lisäpalveluiden koordinointi kenttämestarin/liikuntatoimen kanssa (mm. kenttäviivojen maalaaminen, pukuhuoneiden aukiolo ja striimausolosuhteet SM-turnaksiin)
- Facebook-tapahtuman luominen viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa ja päivittäminen
- Ilmoittautumislomakkeen luominen ja julkaisu*
- Seedauksen, peliformaatin ja otteluaikataulujen tekeminen (pohjat olemassa)*
- Turnaukseen osallistuvien joukkueiden tiedottaminen käytännön asioista (mm. kierrätys)
- Turnausvälineiden pyytäminen lainaan liitolta (jos seuralla ei ole esim. muovikartioita tai pistetauluja)
- Ottelupöytäkirjojen tulostaminen
- Turnauksen aikaiset järjestelyt
- Vähintään pullojen/tölkkien ja biojätteen kerääminen erikseen sekajätteestä sekä toimittaminen
kierrätyspisteelle tapahtuman jälkeen (Ympäristösuunnitelma) - Kenttien valmistelu ja purku
- Otteluiden toimitseminen**
- Mvp-pelaajan valinta***
- Palkintojenjako***
- Mahdollinen ruokailu ja iltabileet****
- Nettisivujen päivitys**** (vain HBU)
- Löytötavaroiden kerääminen ja toimittaminen liiton turnausrinkkaan
- Mahdollinen tilavaraukseen kuuluva siivous
- Turnausennakon kirjoittaminen Ultimate.fihin viimeistään päivää ennen turnausta
- Turnausraportin kirjoittaminen Ultimate.fihin viimeistään kahden päivän sisällä turnauksen päättymisestä
- Tilavuokran ja järjestäjäkorvauksen laskuttaminen liitolta viimeistään saman vuoden marraskuussa
- Finaalitapahtumassa lisäksi kenttäkuulutukset
JÄRJESTÄVÄN SEURAN / JOUKKUEEN VAPAAEHTOISET LISÄVASTUUT:
- Kioskin pitäminen tai lounaan järjestäminen
- Tapahtuman lisämarkkinointi (esim. juttu paikallislehteen)
- Kuulutukset / musiikki ja muu tunnelmanluonti
- Striimi
*naisten, avoimen ja junioreiden SM-sarjassa sekä mixed-SM-turnauksessa liiton vastuulla
**naisten, avoimen ja junioreiden SM-sarjassa sekä mixed-SM-turnauksessa lähtökohtaisesti kaikkien otteluiden toimitseminen, muissa turnauksissa lähtökohtaisesti päivän ensimmäisen ja viimeisen ottelun toimitseminen (osallistuvat joukkueet toimitsevat itse loput ottelut)
***SM-finaalitapahtumassa, mixed-SM turnauksessa, beach mixed-SM turnauksessa ja HBU:ssa pakollinen, muissa tapahtumissa vapaaehtoinen.
**** HBU ja finaalitapahtuma
TURNAUSTEN TALOUS
LIITON KATTAMAT KULUT: kenttävuokra + turnaustavarat+ SM-sarjojen viralliset palkinnot
LIITON KERÄÄMÄT TULOT: sarjamaksut
SEURAN VASTUULLA OLEVAT KULUT: yksittäiset vapaaehtoiskorvaukset (esim. kuuluttaja), kioski, EA-tarvikkeet, muut kuin SM-sarjojen viralliset palkinnot, muut kulut
SEURAN TULOT: kioskimyynti, liiton maksama korvaus turnauksen järjestämisestä+toimitsijapalkkiot, (joukkuemaksun hyvitys)
HUOM! Beach-SM avoin/naiset ja masters-SM -turnauksissa kaikki kulut ja tulot ovat järjestäjän vastuulla, lukuun ottamatta virallisia palkintoja.