Alla lueteltu työnjako on voimassa liiton alaisissa aikuisten harraste- ja SM-turnauksissa kesällä 2021.
Järjestävän seuran tai joukkueen vastuualueet
- Turnausvastaavan nimeäminen (yhteyshenkilö liiton suuntaan)
- Kentän varaaminen ja lisäpalveluiden koordinointi kenttämestarin/liikuntatoimen kanssa (mm. kenttäviivojen maalaaminen, pukuhuoneiden aukiolo ja striimausolosuhteet SM-turnaksiin)
- Facebook-tapahtuman luominen viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa ja päivittäminen
- Ilmoittautumislomakkeen luominen ja julkaisu*
- Seedauksen, peliformaatin ja otteluaikataulujen tekeminen (pohjat olemassa)*
- Turnaukseen osallistuvien joukkueiden tiedottaminen käytännön asioista
- Turnausvälineiden pyytäminen lainaan liitolta viimeistään 2 viikkoa ennen turnausta (jos seuralla ei ole esim. muovikartioita tai pistetauluja)
- Ottelupöytäkirjojen tulostaminen
- Turnauksen aikaiset järjestelyt
- kenttien valmistelu ja purku
- otteluiden toimitseminen**
- mvp-pelaajan valinta***
- palkintojenjako***
- löytötavaroiden kerääminen ja toimittaminen liiton turnausrinkkaan
- mahdollinen tilavaraukseen kuuluva siivous
- Turnausraportin kirjoittaminen Ultimate.fihin viimeistään kahden päivän sisällä turnauksen päättymisestä
- Tilavuokran ja järjestäjäkorvauksen laskuttaminen liitolta viimeistään saman vuoden marraskuussa
*naisten ja avoimen SM-sarjassa sekä mixed-SM-turnauksessa liiton vastuulla
**naisten ja avoimen SM-sarjassa sekä mixed-SM-turnauksessa lähtökohtaisesti kaikkien otteluiden toimitseminen, muissa turnauksissa lähtökohtaisesti päivän ensimmäisen ja viimeisen ottelun toimitseminen (osallistuvat joukkueet toimitsevat itse loput ottelut)
***SM-finaalitapahtumassa ja HBU:ssa pakollinen, muissa tapahtumissa vapaaehtoinen.
Osallistuvien joukkueiden vastuualueet
- EA-tarvikkeiden hankkiminen omalle joukkueelle
- Ottelun lopputuloksen sekä ottelupöytäkirjan syöttäminen Pelikoneeseen*
- Joukkuekuvan (tai muun vastaavan kuvan) lähettäminen turnauksen järjestäjälle (TOP3-joukkueet)
- Liiton turnausrinkan kuljettaminen**
Mikäli turnaukselle ei löydy järjestävää seuraa / joukkuetta, osallistuvien joukkueiden vastuulla on kaikki turnauksen aikaiset järjestelyt. Liitto määrittelee vastuunjaon joukkueiden kesken.
*finaalitapatumassa järjestävän seuran / joukkueen vastuulla
**rinkka kulkee ensisijaisesti suoraan turnauksesta toiseen eli seuraavan turnauksen järjestäjä ottaa rinkan edellisestä turnauksesta mukaansa
Liiton vastuualueet
- Ultimate.fin tapahtumakalenterin päivittäminen
- Ilmoittautumislomakkeen jakaminen Ultimate.fissä
- Tapahtuman luominen Pelikoneeseen
- Seuran pyytämien turnausvälineiden lainaaminen
- Osallistumismaksujen laskuttaminen
- Lisenssien ja sääntöakkreditointien tarkistus
- Mitalien tilaus ja kiertopalkintojen kerääminen ja kaiverruttaminen
- Valmiin turnausraportin julkaiseminen Ultimate.fissä
Striimaus
Pelien striimaaminen on vielä auki kesän 2021 suhteen. Mahdollinen striimi järjestetään ensisijaisesti SM-turnauksiin. Striimin toteutuminen saattaa tarvita järjestävän seuran / joukkueen työpanosta, mutta striimistä ja siihen liittyvistä korvauksista neuvotellaan erikseen.